Datenschutzinformation gemäß Art. 13 DSGVO zur Registrierung und Nutzung des Lernmanagementsystems "GlobalTeach" (Stand 14.10.2026)
Mit den folgenden Informationen informieren wir Sie darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Registrierung und der Nutzung des Lernmanagementsystems „GlobalTeach“ verarbeitet werden.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
AVG mbH
Tullastraße 71
76131 Karlsruhe
2. Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Fa. EUWIS GmbH
– Team Datenschutz –
Sperlingweg 3
74906 Bad Rappenau
Datenschutz[at]avg.karlsruhe.de
3. Zwecke der Verarbeitung
Die AVG Akademie nutzt das Lernmanagementsystem „GlobalTeach“ zur Organisation, Durchführung und Dokumentation von Schulungs- und Bildungsmaßnahmen. Ihre personenbezogenen Daten werden insbesondere für folgende Zwecke verarbeitet:
• Einrichtung und Verwaltung Ihres persönlichen Benutzerkontos,
• Identifikation und eindeutige Zuordnung Ihrer Person,
• Anmeldung und Zuordnung zu Schulungen, Kursen und Lernangeboten,
• Bereitstellung und Durchführung digitaler Lerninhalte,
• Verwaltung und Dokumentation des Bearbeitungs-, Lern- und Schulungsfortschritts,
• Prüfung von Schulungsvoraussetzungen sowie Überwachung von Wiederholungsfristen und Qualifikationszyklen,
• Verwaltung von Qualifikationen, Skills, Gültigkeitszeiträumen, Fortbildungen und Rezertifizierungen,
• Durchführung und Dokumentation von Tests bzw. Prüfungen,
• Ausstellung und Verwaltung von Teilnahme-, Prüfungs- und Qualifikationsnachweisen,
• Kommunikation im Zusammenhang mit Schulungsmaßnahmen, einschließlich automatisiert erzeugter Benachrichtigungen,
• Erfüllung einschlägiger Nachweis- und Dokumentationspflichten sowie
• Sicherstellung des ordnungsgemäßen und sicheren Betriebs des Lernmanagementsystems.
4. Verarbeitete personenbezogene Daten
Im Rahmen der Registrierung und Nutzung von GlobalTeach können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
a) Stamm- und Registrierungsdaten
• Benutzername, Vorname und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Unternehmen bzw. Arbeitgeber,
• Geburtsdatum und Geburtsort,
• Benutzer-ID,
• Benutzergruppen sowie Vorgesetzten- bzw. Organisationszuordnung,
• letztes Schulungsdatum bzw. Angaben zur erstmaligen und letztmaligen Qualifikation.
Zur Bestätigung der angegebenen E-Mail-Adresse kann ein Bestätigungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse versandt werden.
b) Organisations- und Kursdaten
• Schulungsbuchungen und Kurszuordnungen,
• Gruppenmitgliedschaften,
• Rollen und Berechtigungen sowie
• Zuordnung zu übergeordneten Benutzer- bzw. Organisationsstrukturen.
c) Lern- und Bearbeitungsdaten
• Kursstarts und Kursabschlüsse,
• Bearbeitungsstatus und Lernfortschritt,
• Bearbeitungszeiten sowie
• Lernhistorie.
d) Prüfungsdaten
• Testergebnisse und Bewertungsergebnisse,
• Bestehensstatus,
• Datum und Uhrzeit von Prüfungen sowie
• Anzahl der Prüfungsversuche.
e) Qualifikations- und Zertifikatsdaten
• Qualifikationen und Qualifikationsarten,
• Skills,
• Gültigkeiten und Ablaufdaten,
• Erst- und Wiederholungsqualifikationen,
• Teilnahme- und Prüfungszertifikate,
• Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdauer von Nachweisen.
f) System- und Protokolldaten
• letzte Anmeldung und Login-Zeitpunkte,
• Systemprotokolle (Log-Daten) sowie
• automatisiert erzeugte Benachrichtigungen.
Geburtsdatum und Geburtsort werden insbesondere verarbeitet, weil diese Angaben nach den vorliegenden fachlichen Vorgaben auf Schulungs- bzw. Qualifikationsnachweisen benötigt werden und der eindeutigen Identifikation der geschulten Person dienen. Angaben zur letzten Schulung bzw. Qualifikation werden insbesondere benötigt, um Schulungsvoraussetzungen, Wiederholungsfristen und Gültigkeitszeiträume zu prüfen.
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt abhängig vom jeweiligen Schulungs- und Vertragsverhältnis insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:
a) Durchführung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen
Soweit Sie selbst Vertragspartner der AVG sind und die Schulung unmittelbar buchen, erfolgt die Verarbeitung der für Anmeldung, Organisation und Durchführung der Schulung erforderlichen personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
b) Durchführung von Schulungen im Auftrag Ihres Arbeitgebers bzw. eines anderen Auftraggebers
Soweit die Schulung durch Ihren Arbeitgeber oder einen anderen Auftraggeber veranlasst wird und Sie nicht selbst Vertragspartner sind, erfolgt die Verarbeitung der hierfür erforderlichen Teilnehmer-, Organisations- und Qualifikationsdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit keine speziellere Rechtsgrundlage einschlägig ist. Das berechtigte Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Organisation, Durchführung und Dokumentation der beauftragten Schulungsmaßnahme sowie in der Verwaltung der hierfür erforderlichen Teilnehmer- und Qualifikationsdaten.
c) Gesetzliche und regelwerksbezogene Nachweis- und Dokumentationspflichten
Soweit die AVG selbst gesetzlichen Nachweis- und Dokumentationspflichten unterliegt, erfolgt die hierfür erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Im eisenbahnbetrieblichen Bereich dienen Prüfungen und Qualifikationsnachweise insbesondere der Erfüllung von Nachweispflichten nach § 54 Abs. 2 Eisenbahn-Bau- und Betriebsordnung (EBO). Für Prüfungen nach der DB Ril 046.2004 bestehen ergänzend konkrete Vorgaben zur Dokumentation und Aufbewahrung von Prüfungsunterlagen. Soweit die AVG als Bildungsanbieter Prüfungen für Mitarbeitende konzernexterner Unternehmen durchführt, sind die entsprechenden Prüfungsunterlagen nach der DB Ril 046.2004 grundsätzlich fünf Jahre nach Abschluss des Prüfungsverfahrens einschließlich etwaiger Wiederholungsprüfungen aufzubewahren. Soweit regelwerks- oder auftragsbezogene Dokumentationspflichten keine unmittelbar gesetzliche Verpflichtung der AVG darstellen, erfolgt die hierfür erforderliche Verarbeitung auf der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
Soweit im Registrierungsprozess eine Einwilligung eingeholt wird, ist diese nur für solche Verarbeitungsvorgänge Rechtsgrundlage, die freiwillig sind und nicht für die Registrierung bzw. Durchführung der jeweiligen Schulungsmaßnahme erforderlich sind. Für erforderliche Verarbeitungen gelten die vorstehend genannten Rechtsgrundlagen.
6. Empfänger und Sichtbarkeit der personenbezogenen Daten
Innerhalb der AVG erhalten nur diejenigen Stellen und Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Durchführung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Hierzu gehören insbesondere Mitarbeitende der AVG Akademie sowie mit der Systemadministration beauftragte Personen.
Für den technischen Betrieb des Lernmanagementsystems wird die Swissteach AG als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Swissteach kann im vertraglich festgelegten Umfang weitere Dienstleister bzw. Unterauftragnehmer für den Betrieb der IT-Infrastruktur, den E-Mail-Versand sowie Support- und Serviceleistungen einsetzen; ergänzende Informationen hierzu finden Sie unter Ziffer 7.
Die Daten können grundsätzlich von den betroffenen Teilnehmerinnen und Teilnehmern selbst sowie von den Systemadministratoren eingesehen werden. Sofern eine entsprechende Organisations- bzw. Boss-Employee-Struktur eingerichtet ist, können zusätzlich die vom Auftraggeber definierten Vorgesetzten bzw. Verantwortlichen qualifikationsrelevante Informationen ihrer zugeordneten Mitarbeitenden einsehen und – abhängig von der jeweiligen Rollen- und Rechtekonfiguration – verwalten. Welche Informationen im Einzelnen sichtbar sind, richtet sich nach der jeweiligen Rollen- und Rechtekonfiguration in GlobalTeach.
Darüber hinaus können personenbezogene Daten an den jeweiligen Arbeitgeber bzw. Auftraggeber übermittelt oder für diesen sichtbar gemacht werden, soweit dies zur Organisation der Schulung oder zur Dokumentation bzw. zum Nachweis der Teilnahme oder Qualifikation erforderlich ist. Weitere Empfänger, etwa Prüf- oder Zertifizierungsstellen bzw. zuständige Stellen, kommen nur in Betracht, soweit dies für die jeweilige Schulung oder Nachweisführung erforderlich ist.
7. Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union / des Europäischen Wirtschaftsraums
Für den technischen Betrieb des Lernmanagementsystems können durch die Swissteach AG weitere Dienstleister, insbesondere für IT-Infrastruktur, E-Mail-Versand sowie Support- und Serviceleistungen, eingesetzt werden. Die mit der Durchführung beauftragten Unterauftragnehmer bzw. Subdienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet.
Nach der vertraglichen Vereinbarung erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten in Deutschland, innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums oder in Staaten, für die ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht. Eine Verarbeitung in anderen Drittländern oder ein Zugriff aus einem solchen Drittland erfolgt nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
8. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Dokumentation der jeweiligen Schulungsmaßnahme sowie für die Erfüllung einschlägiger Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Nach den derzeit vorliegenden Angaben gelten insbesondere folgende Fristen:
• Benutzerkonto und Stammdaten externer Nutzer: grundsätzlich bis zu 1 Jahr nach der letzten Nutzung bzw. Schulungsmaßnahme. Wird der Account innerhalb dieses Zeitraums für eine weitere Schulung genutzt, beginnt der Zeitraum erneut. Anschließend wird der Account gelöscht oder – soweit fachlich vorgesehen – anonymisiert.
• Prüfungsunterlagen im Anwendungsbereich der DB Ril 046.2004: grundsätzlich 5 Jahre nach Abschluss des Prüfungsverfahrens einschließlich etwaiger Wiederholungsprüfungen.
• Technische Protokoll- und Log-Daten: 1 Jahr.
Soweit gesetzliche oder sonstige verbindliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten längere Fristen vorgeben, werden die hiervon betroffenen Daten für die Dauer der jeweiligen Frist gespeichert. Nach Ablauf der einschlägigen Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.
9. Erforderlichkeit der Bereitstellung Ihrer Daten
Die als Pflichtfelder gekennzeichneten personenbezogenen Daten sind erforderlich, um Ihre Identität festzustellen, ein Benutzerkonto einzurichten, Schulungsvoraussetzungen zu prüfen und Ihnen die Teilnahme an den vorgesehenen Schulungsmaßnahmen über GlobalTeach zu ermöglichen. Soweit Geburtsdatum und Geburtsort für die Ausstellung der vorgesehenen Schulungs- oder Qualifikationsnachweise erforderlich sind, gehören auch diese Angaben zu den erforderlichen Daten.
Ohne Bereitstellung der erforderlichen Daten kann die Registrierung im Lernmanagementsystem und damit gegebenenfalls die Teilnahme an den hierüber angebotenen Schulungsmaßnahmen bzw. die Ausstellung der erforderlichen Nachweise nicht durchgeführt werden. Freiwillige Angaben sind entsprechend als solche gekennzeichnet.
10. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht:
• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• die Berichtigung unrichtiger bzw. Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen,
• die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
• der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen, sowie
• gegebenenfalls die Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bzw. deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die unter Ziffer 1 oder 2 genannten Kontaktdaten wenden.
11. Widerspruchsrecht
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.
Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr auf dieser Grundlage verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
12. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Sie können sich insbesondere an die für die AVG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Unabhängig davon können Sie sich grundsätzlich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
13. Automatisierte Funktionen, Entscheidungen und Profiling
GlobalTeach nutzt automatisierte organisatorische Funktionen, insbesondere für Kursplanung und Teilnehmerlisten, Benachrichtigungen über Schulungstermine, Aktualisierung von Zertifikaten und Qualifikationen sowie für die Prüfung vorhandener Qualifikationen, Schulungsvoraussetzungen und Fristüberschreitungen bei regelmäßig zu wiederholenden Schulungen.
Die beschriebenen automatisierten Funktionen dienen der organisatorischen Unterstützung von Schulungs- und Qualifikationsprozessen. Nach den derzeit vorliegenden Angaben findet im Zusammenhang mit der Nutzung von GlobalTeach keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.